Interne email reglement
E-mail is een essentieel werkinstrument, maar kan ook een last zijn. Hier volgen adviezen voor efficiënt gebruik:
- Kennis van het mailprogramma: Leer de mogelijkheden van je mailprogramma kennen. Gebrek aan kennis is geen excuus voor het niet lezen van je mails.
- Documentatie en ondersteuning: Handleidingen zijn beschikbaar via intranet, boeken, en de IT- of communicatiedienst.
- Meldingen uitschakelen: Zet meldingen van binnenkomende mails uit om ongestoord te werken.
- Gebruik van regels en filters: Stel regels, categorieën en filters in om mails efficiënt te beheren.
- Agenda en takenbeheer: Gebruik het mailprogramma om je agenda en taken te beheren.
- Kennis delen: Deel je kennis en tips met collega's en doe verbetervoorstellen bij de communicatiedienst.
Mails sturen
- Beperk het aantal mails: Minder mails sturen leidt tot minder ontvangen mails.
- Geschikt medium: Gebruik e-mail voor informatie, korte vragen, en eenvoudige delegaties. Vermijd het voor emotionele of gevoelige onderwerpen.
- Persoonlijke contacten: Persoonlijke contacten zijn vaak sneller en beter voor delicate zaken.
- Bewijsvoering: Bewaar belangrijke mails in aparte mappen voor later gebruik.
Hoe schrijf je een goede mail?
- Volgorde: Voeg bijlagen toe, schrijf de tekst, onderwerp, adressering, lees na en verzend.
- Lengte: Houd de tekst maximaal 1 scherm lang (ongeveer 200 woorden).
- Onderwerp: Zorg voor een duidelijk en beschrijvend onderwerp.
- Ondertekening: Voeg standaard je naam en telefoonnummer toe.
- Bijlagen: Houd bijlagen klein (max 10MB) en geef voldoende uitleg.
- Adressering: Stuur mails in het veld "AAN" naar de verantwoordelijke persoon en gebruik "CC" voor informatieve ontvangers.
- Distributielijsten: Gebruik distributielijsten spaarzaam en met toestemming van je leidinggevende.
- Leesbevestiging en urgentie: Vraag leesbevestiging en markeer mails als urgent alleen in uitzonderlijke gevallen.
Mails ontvangen en beantwoorden
- Inboxbeheer: Start je mailprogramma niet met je inbox-scherm en lees mails slechts enkele keren per dag.
- Afhandeling: Open elke mail maar één keer en werk hem af (verwijderen, archiveren, delegeren, plannen, afhandelen).
- Inbox leegmaken: Probeer je inbox aan het einde van de werkdag leeg te hebben.
- Reactietijd: Beantwoord mails binnen 24 uur, en zeker binnen twee werkdagen.
- Kettingmails: Start een nieuwe mail met een aangepast onderwerp als het thema verandert.
- Out of office: Stel een out of office bericht in bij afwezigheid langer dan één werkdag.
- Verdachte mails: Laat verdachte mails ongeopend en verwittig de IT-verantwoordelijke.
- SPAM: Markeer SPAM mails als ongewenst en vraag eventueel hulp van de IT-verantwoordelijke.
Heb je nog vragen of wil je meer details over een specifiek onderdeel? Mail mij dan op