Artikel mailen op kantoor

Japke-d. Bouma: Mailen op kantoor: maak er eens wat meer werk van!

mailen op kantoor bril

In de kantoorjungle wordt veel gezeurd over mail. Dat de boxen zó uitpuilen, dat we nergens meer aan toekomen. Dat we moeten stoppen met mailen, “om de regie over ons werk terug te pakken”. Dat een “persoonlijk belletje” vaak beter werkt dan een mail, dat er meer gebruik moet worden gemaakt van ‘communities’, sharepoint/intranet en BIM/app en allerlei andere dingen waarvan ik geen flauw idee heb wat het is. Dat we, kortom, weer ouderwets met elkaar moeten gaan communiceren. “Face to face.”

Ik dacht het niet mensen.

Even afgezien van het feit dat collega’s die zinsnedes gebruiken als ‘de regie terugpakken’ en ‘een persoonlijk belletje’ met een grote vleesvork door een bad kokende olie gehaald zouden moeten worden, is het natuurlijk enorme bullshit dat we minder moeten gaan mailen. We moeten juist méér mailen. Mailen is de bloedstroom van de kantoorjungle en de snelste weg naar iemands hart of zijn prullenbak.

De mailbox is de heerlijke heg voor de sociaal minder begaafden, de moeilijke praters, de uit-hun-mond-stinkers en breedsprakigen. Maar mailen toont ook wat je aan iemand hebt. Niets zo onthullend als een ‘mail to all’ sturen en dan kijken hoe mensen reageren.

Mail is de spiegel van de ziel

Mail is de spiegel van de ziel. Zo zijn er de mensen die op het eerste oog toffe gasten lijken maar via de mail niet verder komen dan dingen ‘oppakken’, iets ‘neerleggen’ of ‘intern opvolgen’. Of erger nog, die na elke zin een smiley plaatsen. Dat soort mensen kan je negeren.

Collega’s die daarentegen heel rustig en saai lijken, kunnen op de mail ineens ontvlammen in gepassioneerde musketiers. En dan bedoel ik niet eens meteen iets seksueels, maar een rake woordhuppel die ze gebruiken, een zinnenprikkel. Een onverwachte dubbele punt, in plaats van een gedachtenstreepje - zoiets kan mij dus in lichterlaaie zetten. Iemand die goed kan mailen is goed in bed en wie goed in bed is weet van aanpakken. Ik ken mensen die mijn mails uitprinten en ze meenemen op survivaltochten. Werkt effectiever dan een aansteker zeggen ze. Mails die elkaar kruisen, dat is toch het mooiste dat er is.

Mailen is niet zonder risico

Wat niet wil zeggen dat mailen zonder risico is, integendeel. We hebben allemaal wel eens iemand een ontiegelijke lul genoemd in een groepsmail en toen per ongeluk zijn naam in de cc gezet. Laat het los. Het is niet erg. Sterker nog. Het is beter zo. De persoon in kwestie weet meteen wat hij aan je heeft en dergelijke mailblunders maken je onsterfelijker dan welke grote prestatie voor het bedrijf. En hoezo niet mailen als je boos of dronken bent. Juist dán mail je. Heldere, eerlijke, onverbloemde communicatie.

De belangrijkste regel: je leest alleen mails waarop iemand zijn best heeft gedaan. Minimaal een persoonlijke aanhef dus en iets specifieks als ‘hoe is het afgelopen met die sapcentrifuge waarop je had geboden op Marktplaats’. For your information mails mag je prullenbakken, met blafmails van één woord kan je je reet afvegen.

Mail niet alleen met kutverzoeken

Mail niet alleen met kutverzoeken, maar ook eens zomaar een ‘je haar zit of je seks hebt gehad’, of ‘hoe is het eigenlijk met jou’. Als het echt niet anders kan, schrijf je: ‘ik heb je heel lang niet gezien, en daar zijn we allebei niet rouwig om, maar ik heb dus even een rotverzoek….’

Urgentiemeldingen zijn signalen dat mensen te weinig aandacht krijgen. Wegwezen. Wij maken zelf wel uit wat we urgent vinden. Koop een jeukzalfje tegen vrouwen die hun mails ondertekenen met ‘maandagmiddag, woensdagmiddag, donderdag en vrijdagmiddag ben ik vrij’.

Tot slot vind ik dat elke mail moet worden afgesloten met een persoonlijk statement. Geen saaie disclaimer (dan ben je sowieso een enorme sukkel, als je die hebt), maar: ‘deze mail is geschreven terwijl ik geen broek aan had’, of ‘ik vind je nu even een eikel maar je blijft een lekker ding’.

En al die mails dan, hoor ik jullie zeggen. Ja, al die mails. Inderdaad. Alsof het louter nullen en enen zijn. Mails zijn de penseelstreken van je kantoorleven. Een goede mail wordt 3D, een hologram. Ik zou zeggen: iedereen op schrijfcursus en los. En dan over twintig jaar bundelen.

Literatuur in the making.